در ابتدای امر، باید بگوییم که KPI مخفف عبارت Key Performance Indicator که به معنای شاخص کلیدی عملکرد است. اگر کمی بیشتر بخواهیم توضیح دهیم که KPI چیست، می توان گفت: “یک معیار قابل اندازه گیری و سنجش عملکرد یک هدف خاص، در طول زمان است.” KPI ها برای تیم ها اهدافی برای دستیابی تعیین می کنند! آن ها نقاط عطفی برای سنجش پیشرفت یک کسب و کار هستند.

در ادامه مطلب امروز با ما همراه باشید تا به شما بگوییم شاخص کلیدی عملکرد یا KPI چیست و چه اهمیتی برای پیشرفت و سازماندهی کسب و کار شما دارد:

معنی KPI در مقابل معنی متریک

در حالی که شاخص های کلیدی عملکرد و متریک ها یا معیار ها با یکدیگر مرتبط هستدند، اما یکسان نیستند! به توضیحات زیر دقت کنید:

• KPI ها، اهداف کلیدی هستند که باید آن ها را دنبال کنید تا بیشترین تاثیر مثبت را در روند کسب و کار خود ایجاد کنید. KPI ها همچنین استراتژی شما را ساپورت می کنند و به تیم شما، کمک می کنند تا روی مسائل مهم تر و حیاتی تر تمرکز کنند.به عبارتی یک سازمان دهی و نظم به روند کسب و کار شما وارد خواهند کرد.
• متریک ها یا معیار ها، موفقیت فعالیت های روزمره کسب و کار شما بر حسب KPI را محاسبه و اندازه گیری می کنند.

اهمیت و ضرورت KPI چیست؟

تعیین شاخص های کلیدی عملکرد، راه مهمی برای شما است تا از این که تیم شما در راستای اهداف شرکت می کوشند و این اهداف را حمایت می کنند، اطمینان حاصل کنید. در این جا به تعدادی پاسخ به سوال اهمیت KPI چیست، آماده کرده ایم:

1. تیم های شما را در یک راستا نگه می دارد: چه برای سنجش موفقیت پروژه و چه برای عملکرد کارکنان، شاخص های کلیدی عملکرد، تیم ها را در یک جهت حرکت می دهد.
2. ارائه یک شاخصه سلامت برای کسب و کار: KPI به شما یک چشم انداز واقع بینانه در مورد سلامت سازمانان ارائه می کند. از عوامل در معرض خطر گرفته تا شاخص های مالی شرکت.
3. یک برآورد کلی از موفقیت ها و شکست ها به شما می دهد: شاخص کلیدی عملکرد، به شما کمک می کند تا موفقیت ها و شکست های کار خود را بهتر ببینید و برای باید ها و نباید هایی که انجام می دهید، بهتر تصمیم بگیرید.
4. تیم های شما را مسئول می سازد: با استفاده از KPI ها، تیم های شما مسئولیت بیشتری در قبال تلاش و ارائه ارزش و اعتبار سازمان خواهند داشت و به مدیران نیز کمک می کند تا کار ها را بهتر پیش ببرند.

انواع گوناگون KPI چیست؟

KPI ها در انواع گوناگونی وجود دارند. در حالی که برخی از مدل های KPI برای اندازه گیری پیشرفت ماهانه برای رسیدن به یک هدف خاص استفاده می شوند، برخی دیگر از انواه شاخص های کلیدی عملکرد، تمرکز طولانی مدت برای اهداف دارند. وجه مشترک تمامی انواع KPI ها، این است که با اهداف استراتژیک مرتبط هستند.

در ادامه، تعدادی از رایج ترین KPI ها برای شما آورده شده که برای هر یک نیز توضیحاتی ارائه کرده ایم:

• استراتژیک: این شاخص های بزرگ، معمولا بر اهداف سازمان نظارت می کنند. مدیران اجرایی معمولا، یک یا دو شاخص کلیدی عملکرد را ملاک قرار داده تا بتوانند عملکرد سازمان را در زمان های معین محک بزنند. برای مثال، می توان به نرخ بازگشت سرمایه، درآمد و یا وضعیت سهام بازار اشاره کرد.
• عملیاتی: این شاخص ها، معمولا عملکرد را در بازه زمانی کوتاه تری اندازه گیری می کنند. و بر فرایندها و کارایی سازمانی تمرکز دارند. برای نمونه می توان به : فروش بر اساس منطقه، میانگین هزینه های حمل و نقل ماهانه و یا هزینه های خرید اشاره کرد.
• واحد عملکردی: بسیاری از شاخص های این نوع، مربوط به کارکرد های خاصی مثل امور مالی یا امور فناوری اطلاعات مربوط می شود.
• شاخص پیشرو در مقابل شاخص گذشته: صرف نظر از KPI هایی که تعریف می کنید، باید تفاوقت های بین شاخص های پیشرو و شاخص های گذشته را بدانید. در حالی که شاخص های پیشرو به پیش بینی نتایج می تواند کمک کند، شاخص های عقب مانده، آن چه را که قبلا اتفاق افتاده است را ارزیابی می کند. تمامی سازمان ها، از هردوی این ها استفاده می کنند تا مطمعن شوند مهمترین مسیر ها را دنبال می کنند.

نحوه توسعه و طراحی انواع KPI چیست؟

داشتن اطلاعات بسیار زیاد برای توسعه یک برنامه و تعیین شاخص های کلیدی عملکرد، می تواند وسوسه انگیز باشد؛ اما فراموش نکنید که باید روی شاخص های اصلی و مهم که رسیدن به اهداف تجاری شما را تعیین می کنند، تمرکز کنید. در این جا، تعدادی از بهترین شیوه ها برای توسعه شاخص کلیدی عملکرد متناسب با بیزینس شما، آورده شده است:

1. نحوه استفاده از KPI ها را مشخص کنید: سعی کنید با افرادی که از گزارش های KPI استفاده می کنند، صحبت کنید تا متوجه شوید که قصد و نیت آن ها چیست و چگونه از این شاخص ها استفاده می کنند. این به شما کمک می کند تا انواع شاخص کلیدی عملکرد مرتبط با حوزه بیزینس خود را یافته و بتوانید در راستای پیشرفت اهداف خود، برنامه ریزی کنید.
2. آن ها را با اهداف استراتژیک تلفیق کنید: اگر KPI های شما، با آن چه که می خواهید در کسب و کار خود به آن برسید، مرتبط نباشید، در حال وقت تلف کردن هستید! در حالی که ممکن است KPI هایی که تعیین کرده اید، به یک عملکرد تجاری خاص مانند منابع انسانی یا بازاریابی مربوط باشد، در هر حال، هر کدام از این شاخص ها می بایست به اهداف کلی کسب و کار شما نیز مرتبط باشد.
3. شاخص کلیدی عملکرد هوشمند بنویسید: موثرترین KPI ها، از فرمول ثابت شده هوشمند پیروی می کنند! مطمعن شوید که شاخص های شما خاص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و محدود به زمان هستند. برای مثال می توان به “افزایش 5 درصدی فروش در هر سه ماه” و یا “افزایش 25 درصدی میزان تبلیغات طی سه سال پیش رو” اشاره کرد.
4. شاخص های باید واضح و شفاف باشند: همه افراد سازمان شما، باید KPI های تعیین شده را درک کرده تا بتوانند به آن عمل کنند. به همین دلیل است که “سواد داده ها” بسیار مهم است. زمانی که افراد، نحوه کار با دیتا را به خوبی بدانند، می توانند تصمیمات درستی در جهت پیشرفت و عمل به شاخص ها بگیرند.
5. برای بازنگری و بازنویسی برنامه ریزی کنید: با تغییر کسب و کار و مشتریان شما، ممکن است لازم باشد تا شاخص های کلیدی عملکرد خود را بازبینی کنید. شاید برخی از آن ها دیگر مرتبط نباشند، یا می بایست براساس عملکرد، تغییراتی در آن ها ایجاد شود. مطمعن شوید که برای ارزیابی و ایجاد تغییرات در شاخص کلیدی عملکرد خود در مواقع ضروری، برنامه ریزی می کنید.
6. از KPI های اضافی و غیرضروری اجتناب کنید: هوش مالی و تجاری، به سازمان ها، دسترسی به انبوهی از داده ها و اطلاعات را داده است که اندازه گیری و تعیین شاخص برای هرچیزی ممکن است. اما فراموش نکنید که تعریف KPI چیست و شاخص های کلیدی عملکرد، به اهداف بزرگ و مهم اشاره دارد. تمرکز خود را روی مهمترین و اصلی ترین اهداف سازمان برای پیاده سازی KPI گذاشته و از انجام آن، برای مسایل جزئی و کوچک وقت نگذارید.

۳ گام موثر برای یک استراتژی KPI موفق تر

اگر احساس می کنید که شاخص های کلیدی عملکرد شما به درستی نتیجه نمی دهد، وقت آن رسیده که یک استراتژی تعیین کنید. در این مرحله، سه راهکار وجود دارد که شما می توانید با انجام آن، مطمعن شوید که KPI ها به درستی عملک کرده و تمامی اعضای سازمان، براساس راهبرد و پیشرفت کسب و کار گام برمی دارند:

1. مهم ترین شاخص ها را انتخاب کنید: برای این که مطمعن شوید در حال اندازه گیری و بررسی شاخص کلیدی عملکرد مهم و تاثیر گذار هستید، باید نقطه تعادلی بین شاخص های پیشرو و شاخص های عقب مانده در نظر بگیرید. شاخص های گذشته و عقب مانده، به شما کمک می کند تا نتایج را در یک دوره زمانی مشخص، مثلا میزان فروش 30 روز گذشته را اندازه گیری کنید. این داده ها می تواند به شما در انتخاب شاخص های کلیدی عملکرد پیشرو و 30 روز آینده، کمک کند.
2. یک فرهنگ مبتنی بر KPI ایجاد کنید: اگر افراد، معنی KPI را ندانند و طرز استفاده آن را بلد نباشند، این شاخص ها کارایی خود را از دست می دهند. سواد داده و اطلاعات را در سازمان خود افزایش دهیدتا همه بتوانند در جهت اهداف استراتژیک شرکت، حرکت کنند. به کارمندان خود آموزش دهید و KPI های مربوطه را به آنان اختصاص دهید.
3. بازنگری و مرور کنید: انواع شاخص کلیدی عملکرد خود را بر اساس تغییرات بازار، مشتریان و مسائل سازمان، به روز نگهدارید. مربتا به عقب برگردید و تمامی تصمیمات و شاخص هایی که تعیین کرده اید را مرور و بررسی کنید. چک کنید که آیا نیاز به تغییرات دارند یا خیر؟ اگر تغییراتی ایجاد می کنید، تغییرات را به تیم ها اعلام کنید یا جلسه بگذارید تا آن ها هم از تغییرات با خبر باشند.